Cómo administrar una pequeña o mediana empresa
¿Cuáles son las fases y procesos que intervienen en la administración adecuada de cualquier empresa ya sea micro, pequeña,
mediana o grande? Es importante identificar y desarrollar una metodología
clara para que los empresarios y emprendedores adquieran las habilidades gerenciales que los conduzcan
a la competitividad por medio de la productividad, la eficacia y la
eficiencia organizacional; y esto vale para empresas desde uno hasta miles de
empleados y de cualquier giro o rama de actividad.
Hay que planear antes de actuar
Lo
primero que debe saber sobre administración es que antes de actuar debe
pensarse con calma y detenimiento que es lo que desea alcanzar al emprender un
negocio. Esta fase es indispensable si se ha de llegar a ser un empresario de
éxito. Se ha de empezar por visualizar el tipo de actividades que se considera
que se puede llegar a dominar con ayuda de otros; claro, si realmente se desea
trascender, hay que invertir muchos años de arduo trabajo para llegar a
ser sustentable y sostenible.
Es decir,
lograr que la empresa dure 10, 20, 30 o más años manteniendo un nivel de
ingresos adecuado para crecer y beneficiar tanto a los colaboradores como a los
propietarios, la comunidad y el gobierno.
Elementos
que conforman los planes
El
proceso de planeación se resume en: Visión, misión,
propósitos y metas, objetivos, premisas, investigación, políticas, programas,
procedimientos, presupuestos y en su conjunto, todos estos elementos conforman
los planes.
Se debe
pensar en la planeación como en los planos de construcción de una casa, para
que el arquitecto o ingeniero que proyecta una casa llegue a completarla
requiere de planos de construcción, planos de instalaciones eléctricas, de gas,
de desagüe o descargas residuales y otros documentos que faciliten a todos los
albañiles y trabajadores que construyen la casa el poder realizar su labor
adecuadamente y sin contratiempos. Así es la planeación para una empresa
cualquiera que esta sea.
La
estructura no lo es todo, pero cómo ayuda
Organizar
es un proceso de acomodamiento o alineación de tareas, de forma tal que se
tenga perfectamente identificadas las agrupaciones de actividades que serán
realizadas por los colaboradores para alcanzar los objetivos establecidos en la
planeación. Los mapas son la mejor forma de orientarse en una ciudad en la que
nos encontramos por primera vez, así es la organización en la empresa: Indican
y establecen las rutas para realizar las tareas.
El
proceso de organización consiste de las siguientes etapas o fases:
·
División
del trabajo
·
Jerarquización
·
Departamentalización
·
Estructuración
de tareas
·
Diagramación
·
Mapeo de
procesos
Una vez que como empresario haya aprendido a establecer rutas de
ejecución de tareas, verá que resulta sencillo alcanzar los mejores resultados.
La gestión
es el alma de los negocios
Cuando ya
se ha planeado y organizado el trabajo viene la parte interesante de la
administración: La dirección o gestión del
negocio.
Como ya
se determinó los objetivos a alcanzar, los recursos y los principios de
ejecución de las actividades durante la planeación, y ha estructurado las rutas
o secuencias que deben seguirse para optimizar el desempeño durante la
organización, entonces lo que se debe hacer ahora es involucrarse de lleno en
la puesta en marcha de todo el gran sistema que es la empresa.
La
dirección y gestión de negocios implica las siguientes actividades:
·
Supervisión
·
Comunicación
·
Motivación
·
Coordinación
·
Vinculación
A medida que se logra la colaboración de los trabajadores de acuerdo con
los planes establecidos y las estructuras fijadas para alcanzar los objetivos
planteados, dirigir los esfuerzos será cada vez más efectivo y eficiente,
logrando implementar un sistema de gestión empresarial, quizá adoptando algunos
estándares internacionales como las normas ISO (9000, 14000, 22000, etc.)
El buen
juez por su casa empieza
Finalmente,
como parte culminante del proceso administrativo viene la inevitable medición y
evaluación de los resultados conseguidos con respecto a los planes trazados
para saber si la estructura organizacional está haciendo uso pleno de los
recursos materiales, técnicos, financieros y humanos o si será necesario hacer
ajustes, cambios, adaptaciones y lo que se requiera para mejorar continuamente,
semana con semana, mes con mes, año con año, el desempeño alcanzado por la
entera organización.
El
control es la última etapa del proceso administrativo y comprende las
actividades de: Estandarización, medición, evaluación, retroalimentación,
análisis y mejora continúa de los procesos.
Una vez
que se sabe que quiere alcanzar, resulta fácil medir que tanto se obtuvo
durante un periodo determinado, y auxiliado por su sistema de gestión, le será
sencillo establecer mejoras que lo conviertan en un experto junto con su
organización.
Para bailar
la bamba se necesita una poca de gracia y otra cosita
En
realidad alcanzar el éxito como empresario es similar a aprender un idioma
nuevo, a bailar, a jugar golf, a cocinar o cualquier actividad en la que
intervenga la capacidad, habilidad, aptitud y actitud para realizar tareas y
alcanzar un resultado concreto.
Por lo
pronto, hay que recordar que al administrar una empresa se tenga bien claro que
uno no nace sabiendo, nadie tiene todas las respuestas, pero si tienen las
suficientes ganas, humildad, perseverancia, disciplina y amor por lo que hace,
seguramente se aprenderán y adquirirán las habilidades gerenciales que hacen
falta para ser un empresario en todo el sentido de la palabra.
